我们都参加了会议 - 虚拟和面对面的会议，并想知道：“我为什么在这里？”在一个SurveyMonKey的最新研究，有32％的受访者发现自己认为会议可能是一封电子邮件。Gartner HR实践研究主管Brian Kropp说，会议继续进行，员工厌倦了他们。
他说：“我们的研究表明，与同龄人一对一会议所花费的时间增加的混合雇员的可能性高出1.37倍。“更令人震惊的是，40％的混合动力或远程员工报告说，过去12个月的工作日长度增加。反过来，更多会议会造成更多的员工疲劳。”
在创建该日历邀请之前，请问自己是否会议是可以共享信息的唯一方法。这是四个情况下，会议可能是最好的：
1.采取行动
状态更新和FYI不需要在会议中完成。如果您不确定，Darren Murph，遥控的负责人DevOps Platform Gitlab，建议通过问自己来进入异步心态：“如果我的团队或公司中没有其他人醒着，我将如何传递此信息，展示这项工作或现在向前推进该项目？”
“这消除了采取快捷方式或召开会议以收集意见的诱惑。毕竟，每次会议都应该是对具体提案的审查，并且只有在导致更有效的结果时才要求与异步的可能性更有效。”他说。
取而代之的是，应该保留会议以从提案中创建行动。墨尔夫说：“最有效的组织认识到，应分解共识和决策。”“前者可以在很大程度上进行异步完成，从而节省了宝贵的同步会议时间来最终决定在主要利益相关者摄入书面意见之后。”
由于需要记录满足结果，因此将它们转移到书面交流的形式上可以节省时间。“这也使团队成员能够保持平等的基础，每个团队成员都以相同大小的字体做出贡献，” Murph说。
2.提高效率
Time Management Consultants Time Stylers的首席执行官Kate Christie表示，会议可以分为三类：用于信息，讨论和决策。信息应在电子邮件中交换。但是，讨论和决策可以更有效地作为会议。
她说：“提高生产力和高效之间是有区别的。”“从本质上讲，生产力在相同的情况下做得更多，例如生产更多具有相同人数的产品。效率较少，从而通过[更少]的步骤产生相同的结果。”
公司希望他们的员工提高生产力，并且过程和系统效率高。
克里斯蒂说：“从效率的角度来看，会议讨论一个具有挑战性的问题或做出决定是时间的良好投资。”“It is a better use of the team’s time to get them in a room together for 30 minutes to debate an issue or make a decision, than it is to send multiple emails seeking input, to read all of the input, to synthesize the input, and then arrive at a decision which then needs to be disseminated.”
Microsoft 365 Insights总经理Kamal Janardan补充说，决策会议还将取决于团队内的一致性。
她说：“如果需要设定级别，则旨在进行预阅读并使用会议开始预先阅读。”“如果每个人都保持一致，请考虑通过电子邮件或团队进行进行。如果仍然需要开会，请尝试使用20至25分钟的同步，这可以帮助减轻疲劳。”
3.集思广益
生产力平台的初创生态系统领导者马特·伯恩斯（Matt Burns）说，会议也可以有效地产生想法。他说：“集思广益在会议格式中尤其有效，因为它为分享新想法提供了一个低赌注的机会，让与会者实时迭代彼此的贡献，并帮助团队更好地了解他们的同龄人的思维和工作方式。”
为了充分利用每个人的时间，伯恩斯建议设置舞台。他说：“在设立会议时，要有意和过度交流，以确保每个人都以必要的环境到达同一页面，并保持目标。”
4.处理敏感主题
Janardan说，充满情感的主题是最好的面对面处理。她说：“研究表明，即使虚拟的互动也可以帮助减轻沟通不畅，因为通过语音交流更容易理解情绪，”
Kropp同意，并补充说，视频通话最适合需要有细微差别，语气和肢体语言空间的主题。他说：“其中包括敏感的讨论或对话，在将语调误解为书面形式时，例如绩效管理对话，指导或教练对话。”
开会还是电子邮件？
伯恩斯说，在发送日历邀请之前，请考虑会议是与会者的倍数。他说：“如果六分钟的六分钟会议有10名与会者，那就是一个小时的浪费生产力。”“现在想象一下与三个人或更多人的30分钟会议糟糕的会议。”
Janardan说，会议是某人时间的要求，因此请仔细评估其成本或收益。“进行交易可以帮助您更少的时间；但是，这也可能导致疲惫和超负荷。”她说。“成为人，并鼓励他人也这样做。”
Janardan说：“让您想起自己在工作中进行那些随意的跑步并尝试重新创建会议的所有事情，无论您是面对面，还是不是一个人。有时候，解决方案的最快方法是，如果您在实体办公室里花费更多的时间，就可以拿起电话或亲自寻找同事。”
正确完成时，会议可能会导致更强大的团队。伯恩斯说：“无论您的行业如何，与同行和团队建立和保持积极的关系有助于改善整体沟通的流程。”“举办良好的会议可以有机地促进融洽的关系，并帮助团队内建立纽带。”