甚至在Covid迫使数百万工人进入新的工作现实之前，日历是每个忙碌的专业人士存在的祸根。询问任何中间经理或高管，他们可能会告诉您同样的事情：我的日历中充满了会议，我的盘子上的工作量比一周的时间更多。
远程工作只会使问题更加复杂。那些曾经至少经常的工人享受干净的障碍在9比5的办公室时间表中，突然被推进一个世界，他们不得不以从未经历过的方式交织工作和生活。最重要的是，他们仍然面临着同样的旧痛苦：太多的会议，过多的优先事项以及在日历上的手动工作移动，阻止和安排时间过多的方式。
我的软件公司专注于组织人们的时间，最近对各种行业和角色的大约6,000名忙碌的专业人员进行了调查。我和我的团队都问每个人每周都要花多少时间来管理他们的日历。
平均而言，人们报告花费近20％的时间每周辛苦的时间表。基本上，这是一个完整的8小时工作日，刚刚致力于演奏“日历俄罗斯方块”的行为。这意味着每年有230个工作日（工作日减去30天的假期），工人在四处逛逛。
那么数据背后是什么？为什么我们在自动化时代仍然有日历疲劳？让我们谈谈是什么原因造成了这一辛劳，需要改变什么以及我们从这里去的地方。
更多日历，更多问题
大多数忙碌的专业人士的日历问题降低到两个不同的变量：一个工作日历和一个终身日历。一些更大胆的人选择将所有内容保留在单个工作日历中，但是在您的生活和工作场所的亲密细节之间保持防火墙有不可否认的好处。
但是，随着工作和生活的这种分离，一个核心挑战是：如果您是Google日历用户，或者是一个完全独立平台的用户，则似乎无法将这些时间表合并为单个记录。这意味着，如果您忘记在您的个人日历上禁止该医生预约的工作日历上的时间，您可能会发现自己坐在客户的变焦电话上，而不是养成健康。
从理论上讲，这个问题似乎很小，但是连锁效应是强烈的。梅奥诊所认为缺乏工作与生活平衡为倦怠的先驱之一，您的工作时间表越多，您的个人生活就越大，您就越有可能撞墙。而为这个问题而苦苦挣扎的人们只有三个非常糟糕的选择之一：
- 邀请您的工作电子邮件参加个人活动。这意味着您现在在工作日历上有一个个人活动，所有人都可以看到，并且很难跟上。
- 在工作日历上创建约会的副本。这也很难维护，因为现在您必须将副本保持在原始事件中。
- 与您的组织中的人分享您的整个个人日历。这可能会使其他人看到您的日历，以及所有私人细节 - 但他们仍然查看日历时不会看到您的个人活动。
在日历管理方面，这个问题本质上是马斯洛层次结构的底部。如果工人无法解决这个简单的问题，那么如何期望他们解决管理时间的更大问题？
时间阻止及其缺点
时间阻止是工人试图与头部降低工作平衡的主要方式之一。从理论上讲，这是一个很好的方法，可以让自己花时间进行重要的工作，并防止日历控制优先级。
但是，时间阻止使一个关键的虚假假设有99％的时间：一旦您阻止了日历，您的日历就不会更改。人们在周日晚上坐在沙发上坐在沙发上，带笔记本电脑，浏览日历，并手动阻止他们的工作时间，只是在星期一早上醒来，并且已经发现他们的完美日程已被大量的会议邀请和请求所散布。“快速同步”，可能会在严格的，时间封锁的时间表上造成严重破坏。
时间表超负荷的人通常没有决定每次会议“不说”的奢侈。他们的工作的很大一部分是合作，这通常意味着某些会议必须优先于他们的时间段。就像多标准问题一样，时间阻止是消耗大量不必要时间的东西。在创建事件，调整这些事件以适应其他承诺之间，并处理其他调度程序的来回 - 几乎可以说，时间阻止是一项全职工作。
通常，计算机非常擅长进行优化时间表的艰苦数学，通常，人类非常擅长了解重要和无关紧要。然后问题是，您如何将两者放在一起？
日历不知道对我们有什么重要
关于事情重要的话题，工人正在挣扎的第三个挑战：他们的日历不能反映他们的优先事项。时间阻止是人们用来专注于关键目标的一种机制，另一种是管理和平衡您的会议负担。
当涉及到分类会议时，就像类固醇上的时间阻止问题一样。您不仅必须自己移动，调整，编辑和维护事件，而且您还必须还玩一个有趣的游戏“让我们都找到共同聚会的时间”。
在安排多个与会者时，有很多复杂的内容。当然，有后勤位：何时，什么，何处等等。但是，满足日程安排也有很多情感和社交元素。没有人愿意成为下午4点开会的人。在星期五，或者连续取消相同1：1的人。
因此，这个问题最终占据了我们的大量时间和精神能量。而且，只有使会议发生的所有辛劳（或没有发生），我们几乎没有时间真正提出更重要的问题，例如“这次会议是否与我/我们的优先事项保持一致？”或“如果我接受这次会议，对我的其他重要工作的下游影响是什么？”
同样，这是软件可以并且应该提供帮助的地方。我们应该将人类集中在他们独特擅长的事情上，并将日程安排辛劳留给机器。
我们没有自动的一件事
越来越明显的是，以一种或另一种形式的远程作品是在这里停留。我们不能再依靠办公室的明确界限来保持我们的专注和控制时间，或者是走廊聊天的偶然性，以使我们与团队保持联系。日历是这一转变的核心 - 现在是时候赶上我们了。
亨利·夏皮罗（Henry Shapiro）是reclaim.ai，在波特兰的日历中的聪明朋友。在收回之前，亨利（Henry）是New Relic产品副总裁，他在那里努力收购新客户并开发新产品。