创建待办事项清单可能是通过定义您需要完成的工作来组织一天的有用工具。然而，什么时候您完成这些任务至关重要，因为它可能会影响您完成这些任务的能力，Donna McGeorge是1天退款：取回时间，明智地花费。
她说：“注意您体内的时钟，而不仅仅是墙上的时钟。”“人类有昼夜节律。我们是在早上为精神警觉而设计的，在下午的身体灵活性。这就是身体时钟的工作方式。”
McGeorge并没有随机处理待办事项，而是将一天分为四个象限，每个象限持续了大约两个小时。每个象限都是解决不同类型工作的理想时机。
第一个象限
一天的前两个小时是用于高强度，高影响力的工作。这些任务是您要做的最重要的事情，它们需要最大的脑力。
“作为知识工作者，那是我们的天才开启的时候，”麦克乔治说。“这是做需要大量精神强度的事情的最佳时间。”
这可能是时候编写建议或创建新的业务策略了。这不是在收件箱中的时候。如果您将早晨的前两个小时在电子邮件上花费，那么您就是浪费一天中最好的部分。” McGeorge说。
她说：“我知道这听起来与很多人违反直觉，但是90％的电子邮件并不需要很多智能。”“我们大多数人在早上用来的电子邮件都消耗了所有宝贵的时间。然后在下午，当我们疲倦时，我们患有决策疲劳。我们做出错误的决定，因为我们很累。”
改变您的默认习惯可能会很具有挑战性，例如早上检查电子邮件的第一件事。McGeorge建议瞥了一眼您的收件箱，以确保没有紧急情况需要丢弃所有内容。然后，当天晚些时候，回到您的电子邮件处理。
麦克乔治说：“扫描进来的东西，但抵制了直到当天晚些时候的回应冲动。”“那么您只做出一两个决定。谬论说：“如果我只是摆脱困境，那我就可以做出色的工作并集中精力。”
第二象限
一天中的接下来的两个小时应专门用于高强度，低影响力的工作。“这并不意味着这并不重要；这可能对您的影响不像其他人那样影响。”
现在是时候在您仍然需要智能的项目的项目上进行一对一和团队会议了。或者，如果员工或同事需要有关情况的建议或意见，那么傍晚是安排这次对话的好时机。
第三象限
午餐后的两个小时，进行低冲击和低强度的任务。这些是您认为不那么重要的事情，但仍然必须完成，例如备案，审查报告和处理您的电子邮件。
“如果您对何时进行例行信息会议有任何控制权，请在午餐后进行，” McGeorge说。“这是一次会议，通常只是向其他人进行检查，但不一定是解决问题的会议。非常适合那个象限。一些研究表明，在此期间参加培训或学习活动也很好。”
最后一个象限
归根结底，当您的心理敏捷性和机敏性下降时，现在是进行低冲击，高强度工作的时候了。
“这是当您能产生最大的影响，结束自己的一天，整理松散的末端时，” McGeorge说。“审查明天的会议和活动，以便您可以做任何可能需要的快速准备。”
这次也可以用来做可以帮助您的早晨变得更加顺利的事情，例如决定和布置穿什么或为您或您的孩子打包午餐。
“只要任何人感到自己的日程安排，失控或有失败的风险，我总是让他们从第四象限开始，”麦克乔治说。“重新考虑您如何结束一天。您正在为第二天早晨的前两个小时的成功做好准备。”